Abteilungssekretär (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Bearbeitung der organisatorischen und administrativen Aufgaben im Abteilungssekretariat
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz (intern/extern) unter Anwendung von Fremdsprachen
• Dokumentation von operativen Geschäftsvorgängen
• Bestellung von Arbeitsmaterialien etc., strukturierte Ablage von Abteilungsunterlagen, Bearbeitung Ein-/Ausgangspost
• Termin- und Reiseplanung
• Reservierung von Besprechungsräumen und Abstimmung mit Schnittstellen zur Terminfindung
• Koordination des Terminkalenders des Abteilungsleiters, Abrechnung von Dienstreisen, Pflege und Auswertung der Zeitkonten in SAP
• Begleitung der Planung, Organisation, Umsetzung von Fachaufgaben (auch unter Anwendung von Fremdsprachen): z.B. Durchführung, Aufbereitung von Recherchen und Auswertungen, Erstellung von Präsentationen und Vorträgen nach Vorgaben, Schreiben von Berichten nach Vorlagen, Einholen fehlender Informationen, unterschriftsreife Vorlage der Schriftstücke
• Organisation und Vorbereitung von Besprechungen: Einladung der Teilnehmer und Erstellung der Agenda nach Vorgabe, Bestellung der Bewirtung, Protokollierung
• Organisation von Teamevents und Rahmenprogrammen, Bestellung von Geschenken, Begleitung Organisation Abteilungslaufwerk, Schlüsselverwaltung, Übersetzen von Texten aus/in Fremdsprachen o.ä.

Ihre Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung mit dem Schwerpunkt Administration/Verwaltung
• Fundierte Berufserfahrung
• Einfache Entwicklungstätigkeiten
• Grundkenntnisse in Standardsystemen notwendig
• Regelmäßige Kommunikation- Zusammenarbeit und Abstimmung

Ihre Vorteile

• Vergütung nach einem der attraktivsten Tarifverträge der Branche (iGZ)
• Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen
• Großzügiges Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung ab einer gewissen Stundenanzahl
• Bezuschussung einer Direktversicherung (als betriebliche Altersvorsorge)
• Professionelle und vertrauensvolle Zusammenarbeit
• Jährliche Mitarbeiterveranstaltungen

Über Hays:

Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Engineering-Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften aus dem Ingenieurwesen und dem technischen Umfeld eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen und Netzwerke über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Ihnen als Engineering-Fachleuten spannende Projekte und attraktive Positionen. Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihren Erfahrungen und Qualifikationen.
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