Assistenz d. Abteilungsleitungsteams Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement (m/w/d)

Stellen-Nr: Vw/2463
Die Hochschule Esslingen sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz des Abteilungsleitungsteams für die Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement am Campus Esslingen.
Unsere Rahmenbedingungen:
· Eingruppierung erfolgt entsprechend der Aufgabenübertragung und persönlicher Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 9a TV‑L
· Beschäftigungsumfang beträgt bis zu 50 %
· Die Stelle ist zunächst bis 10.07.2027 befristet
Sie arbeiten als Assistenz für das dreiköpfige Leitungsteam der Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement. In dieser Funktion arbeiten Sie der Abteilungsleitung direkt zu und übernehmen zusätzlich Aufgaben für die zwei Referatsleitungen des Referats Studierendenservice und des Referats Prüfungen. Hierbei koordinieren Sie sowohl die internen Abteilungstermine für die rund 20 Mitarbeiter:innen als auch hochschulinterne und -externe Termine und Angelegenheiten. Sie sind zentrale Anlaufstelle für telefonische und schriftliche Anfragen aller Art.
Dabei sind Sie insbesondere verantwortlich für die:
· Koordination der internen und externen Kommunikation
· Organisation sämtlicher Termine des Leitungsteams, der Abteilung und der beiden Referate
· Sitzungsvor- und -nachbereitung
· Erstellung von Präsentationen
· Anfertigung und Abstimmung von Protokollen
· Beantwortung zentraler Anfragen
· Organisation des Onboardings neuer Mitarbeiter:innen
· Koordination von Arbeitsplatzwechseln und Möblierung innerhalb der Abteilung
· Koordination und Organisation aller Beschaffungen inkl. des Rechnungslaufs
· Vorbereitung und Abwicklung von Dienstreisen inkl. Genehmigungen und Abrechnungen
· Beschwerdemanagement
· Allgemeine Verwaltungstätigkeiten
Änderungen des Aufgabengebiets bleiben vorbehalten.

Ihr Profil

· Abgeschlossene Weiterbildung zum:r einschlägigen Fachwirt:in bzw. einschlägiger Hochschulabschluss zum:r B.A. in den Bereichen Public Management bzw. Betriebswirtschaft oder im Bereich der Rechtswissenschaften (LL.B., LL.M., Staatsexamen)
· Organisationstalent und sehr gutes Zeitmanagement
· Freundlichkeit und professionelles Auftreten
· Schnelle Auffassungsgabe
· einschlägige Erfahrungen im Büromanagement
· sehr gute MS Office-Kenntnisse
Die Bewerbungsfrist endet zum 12.01.2025.
Ihre Bewerbung können Sie über unser Online-Bewerbungsportal unter mit der Kennziffer Vw/2463 einreichen.
Weitere Informationen zur Stelle erteilt Ihnen gerne:
Frau Alexandra Hanel, alexandra.hanel@hs-esslingen.de
Die Hochschule Esslingen strebt in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, die Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Schwerbehinderte Personen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt. Die Teilung der Stelle ist bei entsprechender Bewerbungslage möglich. Die Hochschule Esslingen unterstützt ihre Beschäftigten mit zahlreichen Angeboten wie der Gesundheitsförderung, Personalentwicklung oder dem Jobticket. Um Familie und Beruf noch besser in Einklang zu bekommen, werden außerdem Maßnahmen im Rahmen der familiengerechten Hochschule® angeboten. Weitere Informationen erhalten Sie unter:
Die Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten finden Sie hier: