Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Hauptaufgaben

Allgemeine Verwaltungsaufgaben

• Terminplanung und allgemeine Korrespondenz.
• Controlling der Urlaubs- und Arbeitszeitbuchungen des Personals.
• Unterstützung bei der Aufbereitung von Kennzahlen und Berichten.
• Entgegennahme und Weitergabe von Anfragen (E-Mail, Telefon, Post).
• Pflege der Webseite und Social-Media-Accounts.
• Vorbereitung und Verwaltung von Personalverträgen.

Buchhaltungs- und Finanzmanagement

• Eigenständige Durchführung der Lohn- und Finanzbuchhaltung in Zusammenarbeit mit dem externen Steuerbüro (Datev)
• Rechnungsprüfung, Kontierung, Mahnwesen und Forderungsmanagement.
• Sicherstellung des fristgerechten Rechnungsausgangs für den Monatsabschluss.
• Cash-Flow-Management und Überwachung der offenen Posten

Ausbildung und Berufserfahrung

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Weiterbildung.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Finanz- und/oder Lohnbuchhaltung oder in allgemeinen Assistenzaufgaben.

Kenntnisse

• Fundierte Kenntnisse in einer Finanzbuchhaltungssoftware, vorzugsweise DATEV.
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Word, Outlook, PowerPoint).
• Erfahrung in der eigenständigen Erstellung von Lohnabrechnungen.
• Kenntnisse im Erstellen von Monatsabschlüssen in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro.
• Erfahrung in der Organisation und Durchführung von Geschäftsterminen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Persönliche Merkmale:

• Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise mit hoher Zuverlässigkeit.
• Kundenorientierte, aufgeschlossene und selbstbewusste Persönlichkeit mit Durchsetzungsvermögen.
• Organisationsstärke, Belastbarkeit und analytisches Denkvermögen.
• Sicheres und professionelles Auftreten.

Benefits

• Impact & Sinn - Deine Arbeit trägt direkt dazu bei, Leben zu retten
• Flexibles Arbeiten - Hybrides Modell mit Homeoffice-Möglichkeit (20%)
• Weiterbildung - Regelmäßige Trainings & Zertifizierungen
• Gesundheit & Fitness - Wellpass für Sport- & Gesundheitsangebote
• Agiles Arbeiten - Flache Hierarchien & kurze Entscheidungswege