Assistenz (m/w/d) für das Büro der Oberbürgermeisterin

Im Büro der Oberbürgermeisterin haben Sie täglich mit der ganzen Bandbreite der städtischen Aufgaben, mit vielen Kolleginnen und Bürgerinnen zu tun. Sie kommunizieren gern und sicher, sind bestens organisiert und strukturiert und haben Lust, an einer zentralen Stelle Verantwortung zu übernehmen? Dann suchen wir Sie zum nächstmöglichen Termin als Assistenz (m/w/d) für das Büro der Oberbürgermeisterin.

Ihre Aufgaben bei uns
Im Assistenzbereich der Oberbürgermeisterin:
Terminorganisation und -koordination
Erste Anlaufstelle für Bürgerfragen; Weiterleitung und Klärung der Anfragen im Haus
Führen eines Ablage- und Wiedervorlagesystems, Pflege der zentralen Adressdatenbank
Externe und interne Korrespondenz per Telefon, E-Mail und Brief
Zusammenstellung von Dokumenten zur Vor- und Nachbereitung von Terminen
Beantragung von Urkunden für Jubiläen
Konzeption und Organisation von Veranstaltungen
Verantwortung für Catering bei Sitzungen und Veranstaltungen und Bereitstellung von Räumen
In der Geschäftsstelle des Gemeinderats:
Verantwortung für das digitale Ratsinformationssystem „Session“ und den korrekten Versand von Sitzungsunterlagen
Abrechnung ehrenamtlicher Aufwandsentschädigungen
Gelegentlich erfordert die Tätigkeit Ihren Einsatz am Wochenende oder Abend, wenn zum Beispiel Veranstaltungen anstehen oder Delegationen aus Partnerstädten zu Besuch kommen. Diese Einsätze sind vorab gut planbar.
Erforderlicher Schulabschluss
Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung in der Verwaltung oder im kaufmännischen Bereich, oder ein vergleichbarer Abschluss. Fort- und Weiterbildungen sind willkommen.
Das wünschen wir uns von Ihnen
Relevante Berufserfahrung
Sehr gute Kenntnis der im Sekretariat gängigen Software (z.B. MS Office) sowie Offenheit für den Einsatz neuer Software
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil
Strukturierte, lösungsorientierte, eigenständige und absolut zuverlässige Arbeitsweise
Ein angenehmes, sicheres Auftreten und eine positive Ausstrahlung

Wir bieten Ihnen

eine unbefristete Stelle
einen vielseitigen, interessanten und anspruchsvollen Arbeitsplatz in einem motivierten Team
Flexible Arbeitszeitgestaltung
Betriebliche Altersversorgung
Angebote zur Gesundheitsförderung und betriebliches Gesundheitsmanagement
Zuschuss zur Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs / Deutschland-Jobticket
Fahrradleasing
Gehalt
Vergütung bis Entgeltgruppe 9a nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA).
Bewerbungsschluss
Bewerbungsschluss ist der 23.10.2024.