Beschäftigte / Beschäftigter mit Sekretariatsaufgaben (w/m/d)
- Vollzeit
- Hybrid
- Königstraße 46, 70173 Stuttgart, Deutschland
- Mit/ohne Berufserfahrung
- 02.09.24
Das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg ist für sämtliche Hochschulen des Landes, den größten Teil der außeruniversitären Forschungseinrichtungen, die Einrichtungen der Universitätsmedizin, die wissenschaftlichen Bibliotheken und Archive sowie bedeutende Kunsteinrichtungen Baden-Württembergs zuständig. Mit seinen rund 350 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterstützt das Ministerium die Arbeit dieser Institutionen, fördert Innovationen, initiiert Reformen und trägt damit zur Zukunftsgestaltung des Landes Baden-Württemberg bei.
Wir suchen ab sofort befristet bis (zunächst) 30.04.2025 eine / einen
Beschäftigte/n mit Sekretariatsaufgaben (w/m/d)
für unsere Zentralstelle.
Ihre Aufgaben
- Sie unterstützen die Kolleginnen im Assistenzbereich der Zentralstelle und übernehmen die Krankheits- und Urlaubsvertretung in diesem sowie im Assistenzbereich des Herrn Ministerialdirektors.
- Sie bereiten Sitzungsunterlagen der Vorkonferenz und der Ministerratssitzungen wie auch der Ausschusssitzungen des Landtags vor, einschließlich der Sitzungsunterlagen für die Plenarsitzungen des Landtags.
- Sie sind zuständig für die Vorbereitung der Sitzungsunterlagen der Fraktionssitzungen und des Arbeitskreises Wissenschaft der Fraktionen.
- Sie erledigen anfallende Sekretariatstätigkeiten; wie auch unterstützende Tätigkeiten für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zentralstelle.
- Sie sind in Abstimmung mit den zuständigen Kolleginnen und Kollegen in der Zentralstelle verantwortlich für die Terminkontrolle für fristgebundene Vorgänge.
Ihr Profil
- Sie verfügen über eine Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z. B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Justiz- oder Verwaltungsangestellte/r oder auch eine kaufmännische Ausbildung).
- Sie sind kontaktfreudig, durchsetzungsfähig und zuverlässig.
- Sie sind eigeninitiatives, termingerechtes, gründliches und selbstständiges Arbeiten gewohnt.
- Sie zeichnen sich durch sehr gute Kenntnisse im MS-Office-Bereich aus und sind bereit, mit der elektronischen Akte zu arbeiten.
- Sie verfügen - im Rahmen üblicher Bürozeiten - über zeitliche Flexibilität.
- Sie sind stets offen, kommunikativ und zugewandt, auch in stressigen Phasen.
Wir bieten
- bei befristeter Einstellung eine Vergütung nach EG 5 TV-L oder die Möglichkeit einer Abordnung von einer anderen Einrichtung, sofern dort ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis besteht.
- eine abwechslungsreiche Aufgabenstellung.
- flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, zertifiziert nach Audit Beruf und Familie.
- die Möglichkeit zur Telearbeit (bis zu 60% der individuellen wöchentlichen Arbeitszeit) mit entsprechender IT-Ausstattung für den heimischen Arbeitsplatz.
- einen verkehrsgünstig gelegenen Arbeitsplatz im Zentrum von Stuttgart.
- die Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW und JobBike BW.
- ein umfangreiches Gesundheitsmanagement.
- ein vielfältiges Fortbildungsangebot.
Das Aufgabengebiet ist grundsätzlich teilbar - auch Tandembewerbungen sind erwünscht. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung unter Angabe des Aktenzeichens 12-0305.3-8/1_2 mit aussagefähigen Unterlagen bis zur Bewerbungsfrist: 25.09.2024 in unserem Bewerbungsportal ein.
Aus Verwaltungs- und Kostengründen werden Ihre Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt und nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet.
Für nähere Auskünfte zum Besetzungsverfahren steht Ihnen Herr Dr. Wuttke (0711 279-3020) gerne zur Verfügung. Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Frau Dr. Lurson (0711 279-3018).
Informationen zur Datenerhebung und -verarbeitung finden Sie auf unserer Homepage unter: .
Bewerbungsfrist: 26.09.24
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