STANDORT: Augsburg, Deutschland
Diese Stelle ist in Teilzeit zu besetzen, 20 Stunden pro Woche (idealerweise 4 Tage pro Woche vormittags)
DIE ROLLE:
Als Office Secretary wirst du ein wichtiges Mitglied des Teams in unserem Büro für Innovation und Produktentwicklung (IPG) sein. In unseren neuen Büroräumen in Augsburg wirst Du erster Ansprechpartner für BesucherInnen und MitarbeiterInnen sein, interne und externe Veranstaltungen organisieren, bei allen bürobezogenen Aufgaben unterstützen sowie bei Bedarf weitere Ad-hoc-Aufgaben übernehmen.
AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN:
- Verwaltung des Empfangsbereichs, z. B. die Begrüßung und Betreuung von Besuchern und das Buchen und Bewirten von Besprechungsräumen
- Erster Ansprechpartner für sämtliche Büroangelegenheiten wie den Versand von Paketen, Bestellung von Büromaterialien und das Bearbeiten von Rechnungen
- Erster Kontakt zu unserer Hausverwaltung zu allen Themen rund ums Gebäude sowie weiteren Dienstleistern
- Zentraler Ansprechpartner für die Kollegen bei administrativen Fragen
- Effiziente Verwaltung und Organisation des Büroalltags
- Verwaltung des E-Mail-Verkehrs und der telefonischen Kommunikation intern und extern
- Unterstützung bei der Organisation, Koordination und Durchführung von internen und externen Events
- Organisation und Buchung von Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung
- Führung eines gut organisierten Ablagesystems
- Erledigen von Ad-hoc-Aufgaben
ERFAHRUNG UND QUALIFIKATIONEN:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement o. ä.
- Berufserfahrung im Sekretariat/Office Management
- Routinierter Umgang mit MS-Office Programmen und modernen Kommunikationsmitteln
- Sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Organisationstalent mit Hands on-Mentalität
- Sehr gutes Zeitmanagement und die Fähigkeit zu Priorisieren sowie lösungsorientiertes Arbeiten
- Flexibilität und Belastbarkeit
- Freude am Umgang mit Menschen & einen ausgeprägten Service-Gedanken
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Bei Fragen zur Stelle oder zum Bewerbungsprozess steht dir unser People Team gerne zur Verfügung.
Florian Hermann
IGEL Technology GmbH
Hermann-Ritter-Str. 110
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Wir schätzen Toleranz und Vielfalt und sind bestrebt, Teams zusammenzustellen, die eine Vielzahl von Hintergründen, Fähigkeiten und Perspektiven repräsentieren.
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